POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y de las demás normas que los complementen.

2. ALCANCE

La presente política aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de SANYANG MOTOR COLOMBIA S.A.S. de igual manera aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.

3. POLÍTICA

3.1. Generales

SANYANG MOTOR COLOMBIA S.A.S. en adelante SCO, identificada con NIT 901233642-7, con sede principal en Sabaneta en la calle 84 Sur No. 37 10 BG 101, teléfono 2620070, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que la complementen y así mismo de acuerdo con las políticas y manejo de la información contenidas en el presente documento.

Para efectos de alguna solicitud o reclamación respecto de la presente política se pone a disposición el correo electrónico comunicaciones@sym-colombia.com.

Toda área o colaborador de SCO puede tener acceso al tratamiento de datos en ejercicio de sus funciones y roles propios de su cargo.

Toda área o colaborador de SCO que por sus funciones tenga acceso al tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento y con el procedimiento interno para el tratamiento y seguridad de datos personales.

3.2. Tratamiento de la información.

3.2.1. Cumplimiento de la Ley.

SCO cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que la complementen.

3.2.2. Finalidad

SCO informa a los titulares la finalidad del tratamiento de datos personales en cada caso, con el fin exclusivo de realizar su gestión administrativa, operativa y comercial.

En caso de terminación de la relación contractual SCO podrá conservar los datos personales, cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, así como para eventuales futuros procesos de contratación.

Finalidades generales que aplica a todo el proceso de tratamiento de datos

• Uso de datos para control de visitantes y seguridad.

o Grabación en Cámaras de vigilancia con fines de seguridad de SCO
o Controles de acceso biométrico
o Almacenamiento Imágenes, videos y audios en actividades empresariales

• Finalidades dirigidas a los aspirantes a vinculación en el proceso de selección

o Recepción de hojas de vida, verificación de referencia, verificación de antecedentes y estudios de seguridad para procesos de selección de personal.
o Realizar el proceso de selección de los mejores perfiles para las vacantes ofrecidas.
o Realizar todas las actividades propias de la gestión en el proceso de selección.
o Capacitación, inducción, entrenamiento y gestión del conocimiento al interior de la compañía.
o Conocimiento del estado de salud de la persona para determinar su compatibilidad con el cargo a desempeñar y para efectos de bienestar laboral, realizar acompañamiento psicológico y actividades de inclusión laboral.
o Conocer la información de actividades que podrían realizar extra laboral y que puedan afectar las labores asignadas por la compañía.

• Finalidad dirigida a los colaboradores:

o Garantizar el pago de sus salarios, prestaciones sociales, ingreso a la seguridad social y parafiscales y todo lo concerniente al cumplimiento de las obligaciones legales adquiridas en su contratación laboral.
o Poder localizar al colaborador o su familia en el evento de ser necesario.
o Conservar y mantener actualizada la información que sirva como base para implementar programas de bienestar al colaborador y su familia.

• Finalidad dirigida a clientes:

o Ofrecerle nuestros productos y servicios directamente o a través de terceros y recibir retroalimentación.
o Informarle sobre ofertas, eventos, promociones, alianzas, estudios y/o concursos comerciales y de manera general llevar a cabo todo tipo de campañas.
o Realizar programas de fidelización con clientes y realizar estudios de tendencias de consumo.
o Facilitar la correcta ejecución de la venta realizada y el seguimiento a su satisfacción.
o Contar con información que permita fidelizar a los clientes.
o Realizar estudios estadísticos que permitan diseñar mejoras a los servicios prestados y/o ventas realizadas.
o Realizar la gestión administrativa, contable y de cobro.

• Finalidad dirigida a proveedores:

o Conocer sus productos, servicios, actividad económica.
o Tomar decisiones en cuanto a su contratación y realizar gestión de cobros y pagos.
o Facilitar la correcta ejecución de las compras y/o prestación de los servicios contratados.

• Autorización

SCO ejercerá el tratamiento de los datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, esta autorización deberá ser solicitada en el momento de la recolección de los datos y en dicho momento se le deberá informar al titular cuales son los datos personales recolectados y las finalidades especificas del tratamiento.

No son necesarias las anteriores autorizaciones cuando se trate de: Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos que sean de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de la persona.

• Datos sensibles

SCO únicamente puede tratar datos sensibles cuando:

• El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento.
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
• Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.
• En el evento en que SCO conociera de la existencia de datos sensibles autorizados previamente por el titular, se obliga a no suministrar a terceros dichos datos sin la autorización del titular salvo que exista un requerimiento legal.

• Derechos de los titulares

Los titulares de la información tratada por SCO tienen los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de autorización otorgada a SCO, salvo en los casos que específicamente por Ley no requieren autorización:
o Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
o Datos de naturaleza pública, o urgencia médica o sanitaria, o Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos científicos. o Datos relaciones con el registro civil de las personas.
• Ser informado previa solicitud del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar en cualquier momento la autorización de inclusión de datos personales en la base de datos de SCO y solicitar la supresión de datos, sin costo alguno cuando SCO no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Entendiéndose que no procederá esta revocatoria cuando exista obligación legal o contractual que faculte a SCO para seguirlo conociendo o cuando se haya autorizado el reporte de información a centrales de información, caso en el cual se aplicará la normativa aplicable. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento SCO ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 del 2012 y a la Constitución.
• Solicitar en cualquier momento que la información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada cuando los datos sean: parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuando el tratamiento de datos esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento por SCO.
• El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo info@sym-colombia.com o acudir directamente a la sede de SCO ubicada en Sabaneta en la calle 84 Sur No. 37 10 BG 101, teléfono 2620070.
• Exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

4. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

4.1. Autorizaciones

SCO solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente, colaborador o accionista entre otros, del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, o siendo persona jurídica comprenda el tratamiento de datos de personas naturales como por ejemplo sus representantes, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.
SCO definirá los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información de datos.

4.2. Consultas

El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico info@sym-colombia.com.

Por solicitud del titular, SCO suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular.

SCO responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, SCO informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

4.3. Reclamos

El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante SCO para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando considere que SCO incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que la complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para de tratamiento de sus datos personales.
Los reclamos se hacen a través del correo electrónico info@sym-colombia.com

Los reclamos deben contener:
• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo.
• Dirección.
• Documentos adjuntos (si aplica).

Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que haga las correcciones necesarias.

La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo, en caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.

SCO responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, SCO informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

Mientras el reclamo esté pendiente de solución se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

4.4. Excepciones

La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
• Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
• Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.

5. VIGENCIA

La presente política rige a partir de su publicación y estará vigente hasta que haya cambio de legislación, nuevas normas que regulen la materia, o modificación expresa por parte de SCO.